Reuniones inclusivas

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Conocí a Minerva hace seis años en un seminario de mejora de la calidad del trabajo. Este año Minerva estrena un cargo de dirección de un departamento de treinta personas. En el mes de julio nos pusimos al día tras un largo tiempo sin vernos. Me explicó todos sus planes y me preguntó que de ser ella, por dónde empezaría.

“Por las reuniones”, le contesté. Las reuniones son el espejo de una organización. Si prestas atención a lo que pasa antes, durante y después de una reunión vas a obtener mucha información de cómo trabaja y toma decisiones la gente de tu organización.

La respuesta de Minerva

En septiembre me escribió explicando su experiencia en todas las reuniones a las que había asistido, en muchos casos organizadas por ella misma:

“Las reuniones empiezan tarde por la costumbre de esperar al último, la gente tímida no interviene —aunque sean los más expertos—, los que más interrumpen acaban siendo los que más hablan, brotan nuevos temas continuamente y aquellos que defienden sus posiciones con más vehemencia son los que más influyen en las decisiones”.

Reuniones inclusivas

“Querida Minerva. Los olvidos son un síntoma de desmotivación y los silencios son un síntoma de desconfianza. Tras años de reuniones sin estructura, se ven como una pérdida de tiempo. Tal vez hubo un día en el que los que ahora son tímidos lo intentaron y su opinión no se respetó.

Ahora que ya sabes que las reuniones sin reglas son el escenario ideal para que destaquen los que más interrumpen y los que defienden sus posturas con más pasión. ¿Te parece este el escenario más deseable para desarrollar tus proyectos?, en definitiva, ¿Vas a hacer algo?”.

Dar voz a todas y todos

Mejorar el método de convocatoria y de gestión de las reuniones es una oportunidad para iniciar a una organización en una cultura de trabajo más participativa, más inclusiva y más productiva.

Aprendiendo a convocar y gestionar reuniones profesionales se consigue productividad porque se eliminan las reuniones innecesarias y se reduce la duración del resto y también se logra el compromiso de las personas con más talento del equipo.

Empezar ya con un prototipo

Minerva tardó dos semanas en responder a nuestra pregunta: “Sí, quiero y voy a hacer algo. Hoy mismo he vuelto a estar en una reunión que se ha comido media mañana y no ha servido de mucho. Si no he contestado antes es porque no sé cómo explicar a todo mi equipo que a estas alturas aún necesitamos aprender a hacer reuniones”.

“Querida Minerva, empecemos por algo pequeño. No es necesario sacudir a toda la organización en un inicio. Celebremos primero un taller, con pocas horas basta, puedes empezar tu sola o con la gente de tu confianza. Si el método te parece adecuado seguimos, ya sumando nueva gente, y así es como te proponemos avanzar”.

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Si este caso es asimilable a la situación que vive su organización, contacte con nosotros a través del formulario que le ofrecemos a continuación. Le explicaremos todos los detalles de este proyecto de mejora de las reuniones.

Isidor Torres

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